AI ve veřejné správě nerozhoduje. Připraví podklad, o kterém rozhodnete vy.
Zápis ze zastupitelstva, odpověď na dotaz, který jste letos psali popáté, podklad do spisu, dotační žádost. Papírová část práce úřadu se dá zkrátit, aniž by se hnulo s tím, kdo je za rozhodnutí odpovědný. Správní rozhodnutí vydává úřední osoba, ne model.
Pro koho: Vedoucí odboru nebo tajemník menšího úřadu. Zajímá ho stejně jako čas i to, jestli to obstojí před kontrolou a před občanem.
- 50 hodin v 10 modulech
- nejvýš 15 lidí v běhu
Jak vypadá týden dnes
- Ze zasedání zastupitelstva zbude záznam a někdo z něj tři dny dělá zápis, který musí sedět s usneseními.
- Na e-mail přijde podesáté stejný dotaz na poplatek za odpad nebo na kácení dřevin. Odpověď se píše od nuly, protože ta minulá se nedohledá.
- Podklad do spisu se skládá z pěti dokumentů, které leží ve spisové službě každý pod jiným číslem jednacím.
- Dotační žádost se píše po večerech tři týdny před uzávěrkou a povinné přílohy se dopisují na poslední chvíli.
- Zaměstnanci už veřejnou AI dávno používají, jen o tom nikdo neví a úřad nemá sepsané žádné pravidlo, co do ní smí vložit.
Co z toho AI převezme
Vybrané položky z inventáře, přeložené do řeči vašeho oboru. U každé je odhad, kolik hodin měsíčně ta práce dnes zabere. Účastník si je na kurzu staví na vlastních dokumentech, ne na cvičných příkladech.
Tyhle práce dnes zaberou dohromady zhruba
54 hměsíčně
Je to spotřebovaný čas, ne úspora. Kalkulačka níž počítá jinak: bere fond pracovní doby všech školených lidí, z něj 30 % agendy, kterou AI zrychlí, a na ní 20 % úspory. Proto vyjde jiné číslo než tenhle součet: tenhle se týká jen vypsaných prací, kalkulačka celé jejich agendy.
Pošta vyřízená do oběda
dnes ~14 h měsíčně
U vás: Opakované dotazy občanů: poplatky, lhůty, formuláře, stavební úřad. AI složí návrh odpovědi z vašich dřívějších odpovědí a z předpisu, úřední osoba ho zkontroluje a odešle.
AI přečte celé vlákno, vytáhne, o co jde, a napíše návrh odpovědi ve vašem tónu. Vy ho schválíte nebo přepíšete.
Staví se v modulu 04: AI kancelář: Copilot, Office, Teams a porady
Zapisovatel, který nezapomíná úkoly
dnes ~10 h měsíčně
U vás: Zápisy z jednání zastupitelstva, rady a porad vedení. Ze záznamu vznikne návrh zápisu s usneseními, hlasováním a úkoly. Ověření a podpis zůstávají na určených osobách.
Zápis, rozhodnutí a úkoly s odpovědnostmi a termíny, hotové dřív, než dojdete zpátky ke stolu.
Staví se v modulu 04: AI kancelář: Copilot, Office, Teams a porady
Interní mentor, který zná vaši firmu
dnes ~8 h měsíčně
U vás: Vnitřní předpisy, spisový a skartační řád, směrnice a metodiky z ministerstev. Asistent odpovídá z vašich dokumentů a ukáže, ze kterého článku to má. Nový referent se přestane ptát tří lidí.
Asistent, který odpovídá z vašich směrnic, postupů a ceníků. A vždycky ukáže, ze kterého dokumentu to má.
Staví se v modulu 07: Vlastní skilly, agenti a interní mentor
Smlouva připravená dřív, než ji otevře právník
dnes ~6 h měsíčně
U vás: Smlouvy o dílo, nájemní smlouvy, veřejnoprávní smlouvy a zadávací dokumentace. AI složí návrh z vaší vzorové smlouvy, označí, co je jinak, a vypíše, co musí zkontrolovat právník.
AI složí návrh z vaší vzorové smlouvy a podkladů k obchodu, označí, co je jinak, a vypíše, co musí zkontrolovat člověk.
Staví se v modulu 03: Dokumenty, smlouvy a faktury
AI, která hlídá dotace za vás
dnes ~8 h měsíčně
U vás: Sledování výzev pro obce a města, vyhodnocení, jestli na ně obec dosáhne, a příprava podkladů k žádosti včetně popisu projektu a povinných příloh.
Asistent sleduje dotační tituly, vyhodnotí, jestli na ně firma dosáhne, a připraví podklady k žádosti.
Staví se v modulu 08: Automatizace a autonomní provoz
Pravidla dřív, než přijde kontrola
dnes ~3 h měsíčně
U vás: Vnitřní pravidlo, co se do AI smí vložit a co ne, a doložitelné proškolení zaměstnanců podle článku 4 AI Actu. Bez toho se u úřadu nemá začínat.
Návrh firemní směrnice na jednu A4, doložitelné vzdělávání podle AI Actu a jasná hranice, co do AI nepatří.
Staví se v modulu 09: Bezpečnost, AI Act a firemní pravidla
Chatbot, který se ptá první
dnes ~5 h měsíčně
U vás: Průvodce na webu úřadu, který občanovi projde krátký dotazník a řekne mu, který formulář potřebuje a co k němu přiložit. Nevyřizuje podání, jen šetří telefonáty na podatelnu.
Chatbot projde s klientem krátký dotazník, dotáhne, co potřebujete vědět, a předá vám poptávku ve stavu k nacenění.
Staví se v modulu 05: Obchod: zákazníci, nabídky a konkurence
Spočítejte si to na svých číslech
Nepočítáme obrat, počítáme hodiny a jejich mzdovou cenu. Když někdo ušetří pětinu času, firma o pětinu víc nevyfakturuje, jen jí zbude kapacita. To druhé se dá obhájit, to první ne.
Kolik to může vrátit za rok
Přenastavte si to na svoje čísla. Počítá se z ušetřených hodin a jejich mzdové ceny, ne z obratu.
Do jednoho běhu se vejde nejvýše 15 lidí.
Větší firma projde kurzem po skupinách, jeden běh za druhým.
Školených lidí dohromady10 na běh krát 1 běh. S tímhle počtem se počítá celý výsledek.
10
- Ušetřené hodiny za rok
- 1 080 h
- Mzdová hodnota uvolněné kapacity
- 366 077 Kč
- Do výsledovky se to promítne, teprve až tu kapacitu využijete na práci, kterou dnes nestíháte, nebo na zakázku navíc. Hotovostní úspora to sama o sobě není.
- Hodiny, které lidé stráví na kurzu
- 500 h / 169 480 Kč
- Na dobu výuky ten člověk v provozu chybí a jeho práci někdo udělat musí.
- Za jak dlouho úspora pokryje hodiny vložené do kurzu
- 6 měsíců
- Je to poměr hodin vložených do výuky a hodin ušetřených za rok, ne finanční návratnost: cena kurzu do něj nevstupuje. Číslo se nemění s počtem lidí ani se mzdou, protože obojí je na obou stranách zlomku, a je to tak správně.
Z čeho to počítáme: 30 % agendy je práce, kterou AI zrychlí, a na ní počítáme 20 % úspory času. Fond pracovní doby 1 800 hodin ročně na jednoho člověka, k hrubé mzdě se připočítávají odvody zaměstnavatele 33,8 %.
Je to odhad, ne příslib. Skutečnost závisí na tom, jak vaše agenda vypadá, a projdeme ji společně na konzultaci před kurzem.
Podíl agendy vychází z rozpisu prací výše: psaní dokumentů a odpovědí zabírá úředníkovi zhruba třetinu času, zbytek jsou jednání, kontroly a úkony, které AI nezrychlí. Úsporu držíme na pětině, tedy níž než u firem, protože u úřadu jde každý výstup přes ověření a do spisu. Není to číslo ze studie, je to náš odhad a máte si ho přepsat podle sebe.
Co AI ve vašem oboru dělat nesmí
Tohle patří na stůl dřív než nabídka. Kdo vám to neřekne, buď to neví, nebo počítá s tím, že na to přijdete až sami.
- Správní rozhodnutí nesmí vydat AI. Rozhoduje úřední osoba a nese za to odpovědnost. AI může připravit podklad nebo návrh odůvodnění, ale text pak čte, mění a podepisuje člověk.
- Osobní údaje občanů do AI nepatří, dokud pro to úřad nemá právní titul, posouzení vlivu a smluvně ošetřeného zpracovatele. Na kurzu učíme pracovat s anonymizovaným zadáním, ne obcházet pravidla.
- Povinnosti podle AI Actu platí i pro úřad. Od února 2025 musí zaměstnavatel zajistit dostatečnou úroveň znalostí u lidí, kteří AI používají, a některé systémy ve veřejné správě spadají do vyšší rizikové kategorie s dalšími povinnostmi.
- AI negeneruje důkaz ani úřední záznam. Co jde do spisu, musí být doložitelné a ověřené. Výstup modelu je pracovní podklad, dokud ho někdo nezkontroluje a nezaeviduje.
- Akreditaci vzdělávací instituce pro úředníky územních samosprávných celků podle zákona č. 312/2002 Sb. nemáme. Kurz si proto do povinného průběžného vzdělávání úředníků nezapočtete. Co dostanete místo toho: obsah a rozsah doložený sylabem, prezenční listiny, osvědčení o absolvování jako doklad o proškolení podle AI Actu a vnitřní pravidlo pro práci s AI na jednu A4. Říkáme to rovnou, protože si to stejně ověříte.
Které moduly to řeší
Program má 10 modulů a 50 hodin, běh je nejvýš 15 lidí. Pro váš obor váží nejvíc tyhle.
Z 10 modulů programu jsou pro váš obor nejdůležitější moduly 9, 2, 3, 4, 7.
Bezpečnost, AI Act a firemní pravidla
5 hodin
Účastník používá AI tak, aby nezpůsobil únik dat ani škodu chybným výstupem, a firma odchází s návrhem vlastních pravidel.
Zadávání práce AI: prompting v praxi
5 hodin
Účastník napíše zadání, které dá použitelný výstup napoprvé, ne po dvaceti minutách přeformulovávání. Na tomhle modulu stojí všechny další.
Dokumenty, smlouvy a faktury
5 hodin
Účastník umí nechat AI pracovat s vlastními dokumenty firmy, ne s obecnými znalostmi z internetu. Tady se ruší přepisování.
AI kancelář: Copilot, Office, Teams a porady
5 hodin
Účastník používá AI přímo v nástrojích, ve kterých pracuje denně, bez přepínání do prohlížeče. Začínáme tím, co už firma platí.
Vlastní skilly, agenti a interní mentor
5 hodin
Každý účastník si postaví a odladí vlastní skilly a asistenta, kterého po kurzu reálně používá. Bez programování.
Celý program
Všech 10 modulů s tématy a tím, co si z nich účastník odnese.
Celý program, modul po moduluNa co se ptáte nejčastěji
Projdeme vaši agendu a řekneme, co z ní AI vezme
Hodinová konzultace bez závazku. Vyjdeme z vašich dokumentů, ne z obecného seznamu.