Vytěžování faktur a papírů, které dnes někdo přepisuje ručně
Doklady chodí v PDF, ve skenech a jako fotky z mobilu. Čísla z nich se pak přepisují do účetního systému. Ukážeme vaší účtárně, jak nechat vytěžování faktur na AI a jak si výstup zkontrolovat dřív, než ho někdo zaúčtuje.
Pro koho: Hlavní účetní nebo provozní ředitel firmy do 250 lidí, který doklady podepisuje a ví, kolik hodin měsíčně sežere jejich přepisování.
- 50 hodin v 10 modulech
- nejvýš 15 lidí v běhu
Jak vypadá týden dnes
- Do schránky přijde padesát faktur měsíčně od dodavatelů, každá v jiném formátu, část jako sken a část jako fotka z dílny.
- Někdo z účtárny je otevírá po jedné a přepisuje z nich variabilní symbol, datum splatnosti a položky do Pohody nebo Heliosu.
- U dvou z nich sedí špatná částka, na což se přijde až při párování s bankou, a hledá se, kde se stala chyba.
- Vedle toho běží pošta: dotazy na stav úhrady, upomínky, výzvy k doplnění podkladů. Odpovědi se píšou od nuly, i když jsou pokaždé skoro stejné.
- Na uzávěrku se zbylo pár hodin v pátek odpoledne, protože přes týden na ni nebyl klid.
Co z toho AI převezme
Vybrané položky z inventáře, přeložené do řeči vašeho oboru. U každé je odhad, kolik hodin měsíčně ta práce dnes zabere. Účastník si je na kurzu staví na vlastních dokumentech, ne na cvičných příkladech.
Tyhle práce dnes zaberou dohromady zhruba
20 hměsíčně
Je to spotřebovaný čas, ne úspora. Kalkulačka níž počítá jinak: bere fond pracovní doby všech školených lidí, z něj 35 % agendy, kterou AI zrychlí, a na ní 30 % úspory. Proto vyjde jiné číslo než tenhle součet: tenhle se týká jen vypsaných prací, kalkulačka celé jejich agendy.
Faktury, které se zapíšou samy
dnes ~5 h měsíčně
U vás: Padesát přijatých faktur měsíčně, každá od jiného dodavatele a v jiném rozvržení, k tomu dodací listy a účtenky za drobný nákup. Výstup je tabulka ve tvaru, který umí naimportovat Pohoda nebo Helios, včetně variabilního symbolu a data splatnosti.
AI přečte fakturu, sken i fotku z mobilu, vytáhne položky a připraví je k zaúčtování. Člověk kontroluje, nepřepisuje.
Staví se v modulu 03: Dokumenty, smlouvy a faktury
Pošta vyřízená do oběda
dnes ~4 h měsíčně
U vás: Dotazy na stav úhrady, upomínky a výzvy k doplnění podkladů. Odpovědi jsou pokaždé skoro stejné a stejně se píšou od nuly, protože se napřed musí dohledat, o kterou fakturu a které vlákno vlastně jde.
AI přečte celé vlákno, vytáhne, o co jde, a napíše návrh odpovědi ve vašem tónu. Vy ho schválíte nebo přepíšete.
Staví se v modulu 04: AI kancelář: Copilot, Office, Teams a porady
Smlouva připravená dřív, než ji otevře právník
dnes ~3 h měsíčně
U vás: Objednávky, rámcové smlouvy a dodatky, které se dnes skládají z té loňské. Nejdražší jsou tichá odchýlení: jiná splatnost, jiná sankce, jiná délka výpovědi než ve vzoru, kterých si nikdo nevšimne.
AI složí návrh z vaší vzorové smlouvy a podkladů k obchodu, označí, co je jinak, a vypíše, co musí zkontrolovat člověk.
Staví se v modulu 03: Dokumenty, smlouvy a faktury
AI přímo ve Wordu, Excelu a Outlooku
dnes ~3 h měsíčně
U vás: Excel a Outlook rovnou s AI: vysvětlení cizího vzorce v tabulce po předchůdci, hledání anomálií v sestavě, shrnutí dlouhého vlákna s dodavatelem.
Projdeme, co už máte v Microsoftu zaplacené, a zapneme to. AI pak pracuje tam, kde pracujete vy.
Staví se v modulu 04: AI kancelář: Copilot, Office, Teams a porady
Zapisovatel, který nezapomíná úkoly
dnes ~2 h měsíčně
U vás: Porada nad uzávěrkou a nad nezaplacenými fakturami: kdo dohledá chybějící doklad, kdo zavolá dodavateli, do kdy. Dnes z toho zbude seznam v bloku hlavní účetní.
Zápis, rozhodnutí a úkoly s odpovědnostmi a termíny, hotové dřív, než dojdete zpátky ke stolu.
Staví se v modulu 04: AI kancelář: Copilot, Office, Teams a porady
Interní mentor, který zná vaši firmu
dnes ~2 h měsíčně
U vás: Směrnice o oběhu dokladů, podpisový řád a cestovní náhrady. Otázky typu kdo tohle smí schválit do padesáti tisíc dnes končí u hlavní účetní, protože ona jediná ví, ve které verzi směrnice to stojí.
Asistent, který odpovídá z vašich směrnic, postupů a ceníků. A vždycky ukáže, ze kterého dokumentu to má.
Staví se v modulu 07: Vlastní skilly, agenti a interní mentor
Pravidla dřív, než přijde kontrola
dnes ~1 h měsíčně
U vás: Sepsané pravidlo, co se z dokladu smí vložit do AI a co ne, aby účtárna nemusela čekat na stanovisko pokaždé znovu.
Návrh firemní směrnice na jednu A4, doložitelné vzdělávání podle AI Actu a jasná hranice, co do AI nepatří.
Staví se v modulu 09: Bezpečnost, AI Act a firemní pravidla
Spočítejte si to na svých číslech
Nepočítáme obrat, počítáme hodiny a jejich mzdovou cenu. Když někdo ušetří pětinu času, firma o pětinu víc nevyfakturuje, jen jí zbude kapacita. To druhé se dá obhájit, to první ne.
Kolik to může vrátit za rok
Přenastavte si to na svoje čísla. Počítá se z ušetřených hodin a jejich mzdové ceny, ne z obratu.
Do jednoho běhu se vejde nejvýše 15 lidí.
Větší firma projde kurzem po skupinách, jeden běh za druhým.
Školených lidí dohromady4 na běh krát 1 běh. S tímhle počtem se počítá celý výsledek.
4
- Ušetřené hodiny za rok
- 756 h
- Mzdová hodnota uvolněné kapacity
- 283 228 Kč
- Do výsledovky se to promítne, teprve až tu kapacitu využijete na práci, kterou dnes nestíháte, nebo na zakázku navíc. Hotovostní úspora to sama o sobě není.
- Hodiny, které lidé stráví na kurzu
- 200 h / 74 928 Kč
- Na dobu výuky ten člověk v provozu chybí a jeho práci někdo udělat musí.
- Za jak dlouho úspora pokryje hodiny vložené do kurzu
- 3 měsíce
- Je to poměr hodin vložených do výuky a hodin ušetřených za rok, ne finanční návratnost: cena kurzu do něj nevstupuje. Číslo se nemění s počtem lidí ani se mzdou, protože obojí je na obou stranách zlomku, a je to tak správně.
Z čeho to počítáme: 35 % agendy je práce, kterou AI zrychlí, a na ní počítáme 30 % úspory času. Fond pracovní doby 1 800 hodin ročně na jednoho člověka, k hrubé mzdě se připočítávají odvody zaměstnavatele 33,8 %.
Je to odhad, ne příslib. Skutečnost závisí na tom, jak vaše agenda vypadá, a projdeme ji společně na konzultaci před kurzem.
Odhad podle agendy, kterou na kurzu procházíme s účastníky přímo na jejich dokladech. Úsporu tu počítáme třicetiprocentní, tedy víc než u ostatních oborů: doklad má pevnou strukturu a kontroluje se proti originálu, což je rychlejší než přepisování. Ve výrobě proti tomu počítáme čtvrtinu, v HR pětinu. Jemněji než po pěti procentech to rozlišit neumíme. Skutečný podíl agendy ověřujeme na konzultaci před kurzem, kde si projdeme, kolik dokladů měsíčně firma zpracuje.
Co AI ve vašem oboru dělat nesmí
Tohle patří na stůl dřív než nabídka. Kdo vám to neřekne, buď to neví, nebo počítá s tím, že na to přijdete až sami.
- AI nepodepisuje a neschvaluje. Vytěžený doklad je návrh k zaúčtování, kontrolu a podpis dělá člověk, který za to ručí.
- AI nenahrazuje účetní ani daňového poradce. Metodické rozhodnutí, kam položku zaúčtovat a jak ji daňově posoudit, zůstává na odborníkovi.
- Ze skenu v horší kvalitě AI čte tabulky a razítka nespolehlivě. Ruční poznámka na okraji faktury jí často unikne úplně, proto se u skenů kontroluje víc, ne míň.
- Mzdové podklady, rodná čísla a údaje o zdravotním stavu do běžného chatu nepatří. Pracujeme s pseudonymizací a s nástroji, které má firma smluvně ošetřené.
Které moduly to řeší
Program má 10 modulů a 50 hodin, běh je nejvýš 15 lidí. Pro váš obor váží nejvíc tyhle.
Z 10 modulů programu jsou pro váš obor nejdůležitější moduly 3, 4, 2, 9, 8.
Dokumenty, smlouvy a faktury
5 hodin
Účastník umí nechat AI pracovat s vlastními dokumenty firmy, ne s obecnými znalostmi z internetu. Tady se ruší přepisování.
AI kancelář: Copilot, Office, Teams a porady
5 hodin
Účastník používá AI přímo v nástrojích, ve kterých pracuje denně, bez přepínání do prohlížeče. Začínáme tím, co už firma platí.
Zadávání práce AI: prompting v praxi
5 hodin
Účastník napíše zadání, které dá použitelný výstup napoprvé, ne po dvaceti minutách přeformulovávání. Na tomhle modulu stojí všechny další.
Bezpečnost, AI Act a firemní pravidla
5 hodin
Účastník používá AI tak, aby nezpůsobil únik dat ani škodu chybným výstupem, a firma odchází s návrhem vlastních pravidel.
Automatizace a autonomní provoz
5 hodin
Účastník spustí skutečnou automatizaci v testovacím prostředí, uvidí ji běžet a pak navrhne vlastní pro svou agendu.
Celý program
Všech 10 modulů s tématy a tím, co si z nich účastník odnese.
Celý program, modul po moduluNa co se ptáte nejčastěji
Projdeme vaši agendu a řekneme, co z ní AI vezme
Hodinová konzultace bez závazku. Vyjdeme z vašich dokumentů, ne z obecného seznamu, a rovnou řekneme, jestli u vás dotace dává smysl.