Práce, kterou nikdo nechce dělat
Faktura přijde v PDF. Účetní ji otevře na jedné polovině obrazovky, účetní program na druhé a přepíše z jedné do druhé číslo dokladu, datum, částku, sazbu daně a variabilní symbol. U jedné faktury dvě minuty. U dvou set měsíčně je to šest a půl hodiny, tedy skoro celá směna.
Stejná věc se děje s cenovými nabídkami, výpisy z účtu, výkazy a technickými listy. Někdo z PDF opisuje čísla do Excelu, protože v PDF se s nimi počítat nedá.
Je to nejčastější odpověď, kterou na školeních dostáváme na otázku, co lidi v práci nejvíc zdržuje. A je to zároveň úloha, kde se dá nejrychleji ukázat, že to jde jinak.
Nejdřív ta nuda: možná to nemusíte řešit vůbec
Než se pustíte do nástrojů, jedna otázka. Musí to vůbec být PDF?
Česko má vlastní formát elektronické faktury, jmenuje se ISDOC. Faktura v něm není dokument k přečtení, ale strukturovaná data: dodavatel, položky, částky, sazby daně, splatnost. Účetní systém si je načte sám. Podporují ho běžné české programy včetně Pohody, Money, systému ABRA nebo Fakturoidu.
Pokud vám deset dodavatelů posílá dohromady sto padesát faktur měsíčně, stojí za to jim napsat a zeptat se, jestli umí posílat ISDOC. Většinou umí a nikdy se jich nikdo nezeptal. Deset e-mailů odstraní víc ruční práce než jakýkoli nástroj, a nestojí to nic.
Tohle je věc, kterou by nám obchodně vyhovovalo neříkat. Ale nemá smysl učit lidi vytěžovat faktury tam, kde je stačí přestat dostávat v podobě, ze které se vytěžovat musí.
Elektronická fakturace mezi firmami je v Česku zatím dobrovolná a předpokládá souhlas příjemce. Tlak přijde z evropského balíku ViDA: podle jeho současného znění se povinnost dotkne nejdřív přeshraničních plnění, tuzemská mají čas déle. Kdo si na strukturované faktury zvykne dřív, bude to mít později snazší.
Když PDF přece jen máte
Zbývají dodavatelé, kteří ISDOC neumí, a všechny ostatní dokumenty. Tady jsou tři cesty a liší se podle toho, kolik toho máte.
1. Excel to umí sám
Málo známá funkce. Excel z předplatného Microsoft 365 najde tabulky v PDF a načte je:
- Karta Data
- Získat data
- Ze souboru
- Z PDF
Excel dokument projde, sám v něm najde tabulky a nabídne je v přehledu k výběru. Než data načtete, můžete je v editoru Power Query srovnat, tedy vyhodit prázdné řádky, rozdělit sloupce a opravit typy.
Dvě podmínky, na kterých to obvykle padne:
- Funkce je jen v Excelu z předplatného Microsoft 365 na Windows. V samostatném Excelu 2019 ani 2021 ji nenajdete a není ani ve verzi pro Mac.
- PDF musí být digitální. Jednoduchý test: otevřete dokument a zkuste v něm myší označit text. Když to jde, jste doma. Když se místo toho označí celá stránka jako obrázek, tahle cesta nefunguje.
Na pravidelné výpisy a výkazy, které chodí ve stejné podobě, je to nejlepší volba. Jednou nastavíte dotaz, příště jen obnovíte data.
2. Jazykový model
Modely jako ChatGPT, Claude nebo Copilot dnes obrázek přečtou přímo, a to i ve svých bezplatných verzích. Nahrajete sken faktury a řeknete, co z něj chcete: dodavatel, číslo dokladu, datum vystavení, datum splatnosti, základ daně, daň, celkem. Vrátí to jako tabulku.
Zvládnou i to, co Excel neumí: pokřivený sken, fotku z mobilu, nestandardní rozvržení, ručně dopsanou poznámku.
Kdy to použít. Když máte doklady nepravidelné a v malém počtu. Deset až dvacet měsíčně, pokaždé trochu jinak. Tam se investice do specializovaného nástroje nevrátí a model to zvládne.
Kdy to nepoužít. Když jich máte stovky. Model občas přehodí řádky, přečte nulu jako osmičku nebo, což je nejhorší, doplní údaj, který na dokladu vůbec není, protože podle vzoru ostatních dokladů by tam být měl. U deseti dokladů si toho všimnete. U tří set ne.
3. Vytěžovací služba
Specializované nástroje na zpracování dokladů. Faktury do nich chodí e-mailem nebo se nahrají, služba z nich vytáhne údaje, porovná je s číselníkem dodavatelů a pošle do účetního systému. Mají zabudovanou kontrolu, hlásí nejistá místa a učí se z oprav.
Za tenhle typ služby se v Česku platí a není to málo, ale u velkých objemů to vychází líp než mzda za přepisování. Hranice, od které se to začíná vyplácet, bývá kolem sta dokladů měsíčně, ale záleží na tom, kolik dodavatelů se opakuje.
Která cesta pro koho
| Kolik dokladů měsíčně | Co dává smysl |
|---|---|
| Cokoli od stálých dodavatelů | Domluvit ISDOC, přepisování odpadne |
| Do 20, nepravidelné | Jazykový model, kontrola okem |
| 20 až 100, opakující se podoba | Excel a dotaz v Power Query, u skenů model s namátkovou kontrolou |
| Nad 100 | Vytěžovací služba napojená na účetní systém |
Kde to selže
Poctivý seznam, protože právě na těchhle věcech nadšení z prvního úspěšného pokusu obvykle skončí.
Skeny bez textové vrstvy. Popsáno výš. Nejčastější důvod, proč „to nefunguje“.
Tabulky přes několik stránek. Když tabulka pokračuje na další straně a hlavička se opakuje, načte se hlavička jako řádek dat. U delších výkazů to znamená ruční dočištění.
Sloučené buňky a poznámky pod tabulkou. Cokoli, co je vizuálně tabulka, ale strukturou ne. Čím hezčí dokument pro člověka, tím horší pro stroj.
Ručně psané údaje. Dopsané číslo objednávky nebo podpis s datem. Modely to přečtou překvapivě dobře, ale právě tady si nejčastěji domýšlejí.
Nikdo to nekontroluje. Nejzávažnější a technicky nejméně zajímavá položka. Když se přepisování nahradí nástrojem a nikdo neurčí, kdo hlídá výsledek, chyba se objeví až v přiznání.
Aby to bylo použitelné
Tři pravidla, která firmám na školeních doporučujeme, ať zvolí kteroukoli cestu.
- Zaveďte kontrolní součet. U faktur je to snadné: základ daně plus daň se musí rovnat celkové částce. Když nesedí, doklad jde na ruční kontrolu. Odchytí to většinu chyb v číslech.
- Kontrolujte proti tomu, co už víte. Číslo účtu dodavatele máte v systému. Když se na faktuře liší, není to jen chyba přepisu, může to být podvod. Tohle pravidlo se vyplatí i bez jakékoli automatizace.
- Určete člověka. Ne oddělení, člověka. Ten, kdo dřív přepisoval, teď kontroluje. Je to míň práce, ale pořád je to práce, ne formalita.
Kde v tom stojíme my
Vytěžovací software neprodáváme a nenapojujeme účetní systémy. Učíme lidi ve firmě rozeznat, která z těch cest je jejich, a tu pak používat tak, aby výsledku šlo věřit.
V padesátihodinovém kurzu AI pro zaměstnance je vytěžování dokladů jedno z prvních cvičení a jede se na fakturách konkrétní firmy, ne na vzorových. Kdo přijde s tím, že přepisuje dvě stě faktur měsíčně, odchází s postupem na svoje doklady a s kontrolním mechanismem, který mu k tomu patří.
Kurz navazuje na to, co jsme psali o pravidlech pro práci s AI po 2. srpnu 2026, protože doklady obsahují osobní i obchodní údaje a patří mezi data, u kterých je potřeba vědět, kam je posíláte.
Při schválené žádosti kurz hradí program Úřadu práce. Kolik z ceny pokryje ve vašem případě, spočítáme písemně dopředu.
Zdroje
- Import dat ze zdrojů dat v Power Query, support.microsoft.com
- Elektronická fakturace, Ministerstvo financí ČR
- Elektronická fakturace a formát ISDOC, systemonline.cz
Časté dotazy
O autorovi
Lektor firemních kurzů AI
Bývalý pedagog, dnes vývojář a expert Inovačního centra Ústeckého kraje. Proškolil stovky pedagogů a stovky zaměstnanců firem.
- AI automatizace
- Interní nástroje
- Digitální gramotnost