Nástroj se koupí za odpoledne, průvodce se hledá měsíce
Koupit licenci na jazykový model dnes zabere pár minut a kartu firemní kreditky. Rozjet ho tak, aby ho lidé skutečně používali za tři měsíce, ne jen v týdnu po zaškolení, je jiná úloha, a záleží hlavně na jednom člověku. Ve firmách, kterým s tím pomáháme, se ukazuje pořád stejný vzorec: tam, kde je jasně řečeno, kdo má tuhle roli, se nástroj chytí. Tam, kde ji nikdo nemá, skončí v seznamu vyzkoušených věcí, o kterých se po půl roce nikdo nezmiňuje.
V textu o tom, jak zavést AI ve firmě, aniž by to lidi naštvalo, jsme psali, že úspěšné zavedení začíná jednou konkrétní prací, ne nákupem licencí. Tenhle text jde o krok dál a ptá se, kdo má tu první práci vybrat, dovysvětlit kolegům a hlídat, aby se z jednorázového pokusu stal návyk.
Proč to nemusí být IT
Instinktivní volba je dát zavádění AI oddělení IT. Dává to smysl u infrastruktury, přístupů a bezpečnosti, ale zavádění samotné je z velké části sociální úloha, ne technická. Rozhoduje o něm to, jestli kolegové věří tomu, kdo jim nástroj představuje, a jestli ten člověk rozumí jejich práci natolik, aby ukázal konkrétní použití, ne obecnou demonstraci.
IT oddělení bývá navíc vzdálené od každodenní agendy účtárny, obchodu nebo personálního. Umí vysvětlit, jak se nástroj nainstaluje, hůř už, k čemu je dobrý při vyřizování konkrétní reklamace nebo přípravě konkrétní nabídky. Právě tahle konkrétnost rozhoduje o tom, jestli si lidé nástroj osvojí, nebo ho po prvním pokusu odloží.
Co role skutečně obnáší
Tenhle popis funguje lépe než formální název pozice, protože ukazuje, co se od člověka reálně čeká:
- Vybírá první konkrétní úlohu. Ne „zkuste si to“, ale „tohle konkrétně teď děláš ručně, zkusíme to takhle“.
- Sbírá, kde to drhne. Ne po měsíci na velké poradě, ale průběžně, formou krátkých rozhovorů s lidmi, kteří nástroj zkoušejí.
- Předává zkušenost dál. Co fungovalo v účtárně, může fungovat i v nákupu, ale jen pokud to někdo přenese, samo se to nestane.
- Koordinuje schvalování nových nástrojů. Když někdo přijde s nápadem na další nástroj, tahle osoba je tím, kdo posoudí, jestli zapadá do toho, co firma už používá, nebo jde o duplicitu.
- Drží přehled o proškolení. Kdo prošel jakým školením a kdy, je podklad, který firma potřebuje i kvůli povinnosti podporovat gramotnost zaměstnanců, jak popisujeme v textu o tom, koho se ta povinnost ve firmě týká.
Koho na tu roli vybrat
Nejčastější chyba je vybrat nejtechničtějšího člověka ve firmě, tedy toho, kdo umí nejlíp napsat dotaz do modelu. Technická zručnost pomáhá, ale sama o sobě nestačí. Důležitější jsou tři jiné vlastnosti.
Respekt kolegů. Lidé zkusí nový způsob práce spíš, když jim ho ukáže někdo, komu věří, ne kdokoli s nejlepším školním výsledkem z informatiky.
Trpělivost vysvětlovat totéž podvakrát. První vysvětlení se nechytne u všech. Někdo se musí vrátit a zkusit to jinak, bez otrávenosti, že se ptají na to samé podruhé.
Vlastní zkušenost s prací, kterou se snaží zlepšit. Člověk, který nikdy nedělal fakturaci, těžko přesvědčí účetní, že nástroj na vytěžování dokladů jí pomůže, ne přidá práci navíc.
Pozice v organizační struktuře je až na čtvrtém místě. Řadový zaměstnanec s uznáním kolegů a chutí věc táhnout bývá v praxi účinnější než manažer, který úkol jen deleguje dál.
Profil vhodného kandidáta
| Vlastnost | Proč je důležitá |
|---|---|
| Respekt kolegů napříč týmem | Lidé zkoušejí nové věci spíš od někoho, komu věří |
| Vlastní zkušenost s běžnou agendou | Umí ukázat konkrétní použití, ne obecnou demonstraci |
| Ochota opakovaně vysvětlovat | První pokus se nechytí u všech najednou |
| Vyhrazený čas v kalendáři | Bez pravidelného času role zaniká první vytížený týden |
| Mandát navrhovat a schvalovat nástroje | Jinak se rozhodování roztříští po jednotlivých odděleních |
Kolik času to má stát
Role bez vyhrazeného času je jen dobrý úmysl. Nejde o to přidat další úkol na konec seznamu priorit, ale o to, aby měl daný člověk v kalendáři pravidelně blokovaný čas, ve kterém se skutečně věnuje sledování, jak lidé nástroje používají, ne jen o tom, jak se používat mají.
Kolik konkrétně, se liší firma od firmy podle počtu nasazených nástrojů a lidí, kterých se to týká. Obecné pravidlo, které funguje napříč velikostmi firem, zní: pravidelnost je důležitější než celkový objem. Půl hodiny každý týden pomůže víc než jeden odpolední maraton jednou za čtvrt roku, protože zavádění je proces, který potřebuje kontinuální pozornost, ne jednorázový impuls.
Malá firma versus velká firma
V menší firmě, zhruba do padesáti lidí, roli obvykle zvládá jeden člověk napříč odděleními. Zná dost lidí osobně na to, aby uměl posoudit, kde se AI hodí a kde ne, a nepotřebuje formální strukturu okolo sebe.
Ve větší firmě už jeden člověk nestíhá znát agendu každého oddělení dost dobře. Tam dává smysl model se dvěma vrstvami: kontaktní osoba v každém větším útvaru, která rozumí konkrétní práci svého týmu, a nad nimi koordinátor, který sbírá zkušenosti napříč firmou a hlídá, aby se pravidla a schválené nástroje neroztříštily do deseti různých verzí.
Jak roli zavést, aby nepůsobila jako práce navíc zadarmo
Časté selhání není v tom, že by se nenašel vhodný člověk, ale v tom, že se role zavede špatně: přidá se k dosavadním povinnostem beze změny náplně práce, bez ohlášení ostatním a bez jasného mandátu. Vybraný člověk se pak dostává do podivné pozice, kdy má kolegy něco učit, ale nemá k tomu ani čas, ani formální pověření, a kolegové neví, jestli ho mají brát vážně.
Funguje to lépe, když vedení roli veřejně ohlásí, řekne jasně, co se od ní čeká, a odlehčí danému člověku jinou část jeho běžné agendy, aby si čas na novou roli skutečně vzal, ne aby ji dělal navíc po večerech. A funguje to lépe, když se role bere jako dočasná fáze zavádění, ne doživotní přívazek: jakmile se nástroj usadí a lidé ho běžně používají, role se může zúžit na méně času, dokud nepřijde další nástroj, který bude potřeba znovu provést stejným procesem.
Co se stane, když roli nikdo nemá
Bez určeného člověka se zavádění neděje řízeně, děje se náhodně. Jedno oddělení si samo koupí nástroj, druhé jiný, třetí čeká, až mu to někdo nařídí shora. Firma po roce zjistí, že platí za tři překrývající se předplatná, neví, kam všude chodí firemní data, a nikdo neumí říct, jestli se investice do AI vůbec vyplatila, protože ji nikdo systematicky nesledoval.
Tomuhle stavu se dá předejít jedním jasným rozhodnutím: pojmenovat konkrétního člověka, veřejně mu tuhle roli svěřit a dát mu na ni skutečně vyhrazený čas. Zbytek, tedy jaký nástroj a jakým tempem zavádět, řeší postup popsaný v článku o zavádění AI ve firmě.
Kde v tom stojíme my
Nevybíráme za firmu, kdo se na roli průvodce hodí, protože to nejlíp posoudí lidé, kteří se ve firmě znají. Co v kurzech děláme, je připravit tohoto člověka i jeho kolegy na to, co nástroje umí a neumí, aby vysvětlování bylo založené na reálné zkušenosti, ne na dojmu z internetu.
V padesátihodinovém kurzu AI pro zaměstnance prochází právě tahle skupina lidí praxí na konkrétní práci firmy, ne na obecných příkladech, a odchází s postupem, který mohou dál předávat kolegům. Při schválené žádosti kurz hradí program Úřadu práce, kolik z ceny pokryje ve vašem případě, spočítáme písemně dopředu.
Časté dotazy
O autorovi
Lektor firemních kurzů AI
Bývalý pedagog, dnes vývojář a expert Inovačního centra Ústeckého kraje. Proškolil stovky pedagogů a stovky zaměstnanců firem.
- AI automatizace
- Interní nástroje
- Digitální gramotnost